VvE Beheer – veelgestelde vragen

VvE betekent Vereniging van Eigenaars. De vereniging is de vertegenwoordiger van de gezamenlijke appartementseigenaars, die op haar beurt weer vertegenwoordigd kan worden door een bestuurder. De VvE voert het beheer over de gemeenschap en ziet toe dat elke eigenaar en gebruiker de regels naleeft zoals neergelegd in de splitsingsakte, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement.

De VvE heeft verschillende organen. De organen binnen de VvE zijn in ieder geval: de vergadering van eigenaars, het bestuur en de voorzitter van de vergadering.

Het hoogste orgaan in de ‘vergadering van eigenaars’. Zij neemt de besluiten die de bestuurder moet uitvoeren. Het begrip ‘vergadering van eigenaars’ staat zowel voor het hoogste orgaan binnen de VvE als voor de bijeenkomst van de appartementseigenaars, oftewel de eigenaars in een vergadering bijeen.

Een ander orgaan binnen de VvE is het ‘bestuur’. Het bestuur kan bestaan uit een of meer bestuurders. In veel splitsingsreglementen wordt gesproken over ‘administrateur’. De term ‘administrateur’ is in 1992, tijdens de vernieuwing van het Burgerlijk Wetboek, veranderd in de term ‘bestuurder’. Het splitsingsreglement bepaalt uit hoeveel bestuurders het bestuur mag bestaan. De bestuurder wordt benoemd door de vergadering van eigenaars en kan te allen tijde door haar worden ontslagen. Het bestuur vertegenwoordigt de VvE. Het bestuur kan namens de VvE overeenkomsten afsluiten met aannemers, loodgieters, dakdekkers, schilders, verzekeringsmaatschappijen, etc. Zij legt voor het door haar gevoerde beheer minimaal één keer per jaar rekening en verantwoording af aan de vergadering van eigenaars. Het bestuur voert de besluiten uit die door de vergadering van eigenaars zijn genomen. Het bestuur kan worden samengesteld uit de appartementseigenaars zelf of er kan een professioneel kantoor worden aangesteld. Zo’n professioneel kantoor kan de gehele bestuurstaak op zich nemen of slechts een klein onderdeel hiervan, bijvoorbeeld alleen het technische beheer of het financieel beheer, etc. Het kantoor is dan alleen technisch beheerder of financieel beheerder en de VvE bemant dan zelf de bestuursfunctie.

Een ander orgaan binnen de VvE is de ‘voorzitter van de vergadering’. De voorzitter wordt ook benoemd en ontslagen door de vergadering van eigenaars. Hij zit de vergadering voor en in een aantal gevallen heeft de bestuurder bij zijn taakuitoefening de goedkeuring nodig van de voorzitter. De taken en bevoegdheden van de voorzitter zijn dus beperkt.

Als eigenaar van een appartement bent u verplicht lid van een VvE. U kunt het lidmaatschap dus niet opzeggen. Enkel bij verkoop van uw appartement, eindigt ook het lidmaatschap van de Verenging van Eigenaren.

Een splitsingsakte is een notariële akte waarin het gebouw en de daarbij behorende grond gesplitst is in meerdere appartementsrechten. De splitsingsakte geeft een opsomming van onder meer de zogenaamde privé-gedeelten. Elke appartementseigenaar heeft het exclusieve gebruiksrecht van een privé-gedeelte, zoals een appartementswoning, een berging, een garage, een parkeerplaats, een bedrijfsruimte, etc.

De splitsingsakte bevat tevens een splitsingsreglement of ze verwijst naar een van de vier model-splitsingsreglementen en zij kan hierop vervolgens aanvullingen en wijzigingen geven. In het splitsingsreglement staan onder meer de rechten en de verplichtingen van de appartementseigenaars en het stemrecht. Uit het splitsingsreglement blijkt tevens voor welk aandeel de eigenaars moeten bijdragen in de schulden en kosten van de VvE.

De splitsingsakte is ingeschreven in de openbare registers van de ‘Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers’. Elke regio heeft zijn eigen kadaster en het hoofdkantoor is gevestigd in Apeldoorn. Tegen betaling van geringe kosten kunt u hier een afschrift van de splitsingsakte opvragen. U kunt natuurlijk ook bij andere appartementseigenaars in uw eigen appartementencomplex een kopie van de splitsingsakte vragen.

We hebben inderdaad een aantal modelreglementen beschikbaar:

• Modelreglement 1973
• Modelreglement 1983
• Modelreglement 1992
• Modelreglement 2006

Met een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) denkt u als VvE vooruit. Zo kunt u ruim op tijd inspelen op verwachte kosten en onnodig hoge kosten door achterstallig onderhoud voorkomen. Ook hebt u snel en duidelijk inzicht in de financiering en planning van onderhoud op korte en lange termijn.

Indien u als eigenaar besluit om uw appartement te verhuren dient u rekening te houden met de volgende regels:

Als eerste kan er in uw hypotheekakte een bepaling zijn opgenomen dat u het appartement niet zonder toestemming van de hypotheekhouder mag verhuren. U dient dus eerst uw akte hierop te controleren en mogelijk contact op te nemen met uw hypotheekverstrekker. Ook is er bij veel VvE’s in de splitsingsakte bepaald dat u toestemming nodig heeft van de VvE. Let wel, de VvE mag niet weigeren. Toestemming verkrijgen van de VvE kunt u regelen op de volgende manier: U dient er voor zorg te dragen dat er een in tweevoud opgemaakte en gedagtekende verklaring wordt afgegeven aan het bestuur. In deze verklaring staat vermeld dat die gebruiker (huurder) de bepalingen van het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement en eventuele overige regels, voor zover die op een gebruiker betrekking hebben, zal naleven. U dient dus een kopie van het huishoudelijk reglement en de splitsingsakte te verstrekken aan uw huurder. Op het formulier dient u ook de gegevens van de huurder in te vullen. Ook uw adres dient u op te geven, zodat u alle post op het juiste adres toegestuurd krijgt. Voorbeelden van de benodigde formulieren treft u aan via onderstaande link.

Voorbeeld huurdersverklaringen

• Algemene gebruikers huurdersverklaring
• Model reglement 2006: gebruikers huurdersverklaring
• Model reglement 1992: gebruikers huurdersverklaring
• Model reglement 1983: gebruikers huurdersverklaring
• Model Reglement 1973: gebruikers huurdersverklaring

Wanneer u uw appartement heeft verhuurd, blijft u als eigenaar verantwoordelijk voor de betalingen aan de VvE en alle informatieverstrekking aan uw huurder. De beheerder zal enkel de eigenaren informeren over VvE-aangelegenheden. U dient dus zelf zaken welke ook belangrijk zijn voor uw huurder, door te geven aan uw huurder.

De huurder van het appartement zal niet worden uitgenodigd op de ledenvergadering van de VvE. Deze vergadering is immers voor leden van de Vereniging van Eigenaars. Wel kunt u als eigenaar besluiten om uw huurder mee te nemen naar de ledenvergadering. Dan is de huurder aanwezig als toehoorder en heeft deze geen stemrecht. Ook is het mogelijk dat u als eigenaar een volmacht verstrekt aan de huurder om namens u aanwezig te zijn op de ledenvergadering en namens u te stemmen. Wij sturen elk jaar een volmacht met de uitnodiging mee.

Nee. Alle appartementseigenaars zijn mede-eigenaar van het gehele appartementencomplex met bijbehorende grond. De eigenaars zijn verenigd in een VvE die het beheer voert over de gemeenschap. De VvE beslist of en wanneer er onderhoud gepleegd moet worden en tegen welke kosten. De huurders maken geen onderdeel uit van de VvE en hebben geen toegang tot de vergadering van eigenaars en zij hebben hierin ook geen stemrecht, tenzij zij hiertoe door de verhuurder of een andere eigenaar zijn gemachtigd. De appartementseigenaars, waaronder de verhuurder, hebben wel stemrecht.  De huurders kunnen natuurlijk wel overleg voeren met hun verhuurder. Deze kan op zijn beurt de kwestie voorleggen aan de VvE.

Indien u uw woning gaat verkopen, hoeft u eigenlijk niets te regelen met de VvE. Zodra uw woning verkocht wordt, neemt de notaris contact met ons op en wikkelen wij het financiële gedeelte samen met de notaris af.

Bij MVGM hechten we veel waarde aan de tevredenheid van onze klanten. Heeft u een klacht over onze dienstverlening? Dan kunt u deze melden via e-mail: compliance.vve@mvgm.nl. Wij zullen uw klacht zorgvuldig in behandeling nemen volgens onze klachtenprocedure, https://mvgm.com/nl/over-mvgm/compliance-policy/klachtenprocedure.

Als u een geschil heeft met MVGM na het indienen van een klacht bij Compliance en u niet tevreden bent met de afhandeling, kunt u terecht bij de Geschillencommissie. MVGM VvE is aangesloten bij deze commissie om ervoor te zorgen dat geschillen op een eerlijke en onafhankelijke manier worden behandeld. Ga naar de website van de Geschillencommissie (www.degeschillencommissie.nl) voor meer informatie over de procedure en om uw geschil in te dienen.

Daarnaast is het mogelijk om een klacht in te dienen bij SKG-IKOB, onze certificerende instelling. Dit kan alleen onder de volgende voorwaarden:

• De klacht moet eerst gemeld zijn bij MVGM.
• De klacht moet ingediend worden via het bestuur of een bestuurslid.

Een klacht indienen bij SKG-IKOB kan via de website: https://www.skgikob.nl/klachtenprocedure

Om de inloggegevens voor het portaal op te vragen, kunt u een e-mail sturen naar backoffice.vve@mvgm.nl. Telefonisch is dit niet mogelijk.

Nee. U heeft als appartementseigenaar uw aandeel in de onderhoudsreserve betaald en het reservefonds is ten behoeve van de VvE. Wel kunt u bij de verkoop van uw appartementsrecht vermelden dat dit tevens omvat uw aandeel in het reservefonds. De koper is dan alleen overdrachtsbelasting verschuldigd over de koopprijs verminderd met uw aandeel in het reservefonds.

Het antwoord hierop is afhankelijk van wat hierover is geregeld in uw splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement. Het kan zijn dat deze reglementen niets bepalen over deze zogenaamde ‘harde vloerbedekking’. U mag dan harde vloerbedekking aanbrengen, mits u geen onredelijke hinder veroorzaakt aan andere eigenaars of gebruikers. Bij een oud appartementengebouw moet u er rekening mee houden dat de buren elkaar al met een zachte vloerbedekking horen. Om problemen en conflictsituaties te vermijden is het dan verstandig om geen harde vloerbedekking aan te brengen. Bij nieuwere appartementencomplexen is de bouwconstructie van het pand zodanig dat er waarschijnlijk weinig geluidsoverlast zal zijn. Toch is het dan verstandig om de nodige informatie in te winnen over geluidsisolerende maatregelen voordat u een harde vloerbedekking gaat aanbrengen.

Het kan zijn dat het splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement het aanbrengen van harde vloerbedekking verbiedt of aan bepaalde voorwaarden verbindt. Deze regels moeten dan worden opgevolgd. Legt u toch, in strijd met deze regels, een harde vloerbedekking, dan kan de VvE eventueel via de rechter vorderen dat u deze harde vloerbedekking weer verwijderd dan wel dat u zodanige voorzieningen treft dat wordt voldaan aan de regels in het splitsingsreglement en/of het huishoudelijk reglement.

Ja, als de buren onderdeel uitmaken van uw VvE en de raamkozijnen tot de gemeenschappelijke gedeelten en zaken behoren. In het splitsingsreglement wordt meestal een opsomming gegeven van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken. Als in deze opsomming de raamkozijnen zijn opgenomen dan komen de kosten van onder meer onderhoud en vervanging van deze raamkozijnen voor rekening van alle eigenaars gezamenlijk, ieder voor hun aandeel. Het doet er hierbij in principe niet toe of u in het verleden de raamkozijnen van uw eigen appartement zelf en voor eigen rekening heeft vervangen.

Dit is afhankelijk van wat uw splitsingsreglement bepaalt. Valt de lift onder de gemeenschappelijke gedeelten en zaken, dan komen de kosten van onder meer onderhoud van de lift voor rekening van de gezamenlijke eigenaars of te wel de VvE. Maar het splitsingsreglement kan hierbij ook bepalen dat de kosten van onderhoud slechts voor rekening komen van een bepaald aantal eigenaars, bijvoorbeeld alleen voor rekening van de eigenaars vanaf de eerste verdieping en dan bijvoorbeeld ieder voor een gelijk deel. Het is dus verstandig om de splitsingsakte en het daarbij behorende splitsingsreglement goed door te nemen.

Als u de accountmanager wilt spreken vragen wij u vriendelijk om kort te vermelden waarover het gaat. In veel gevallen kunnen we u direct helpen of we kunnen doorverwijzen naar de juiste afdeling. Als we u niet kunnen helpen, proberen we de accountmanager telefonisch te bereiken of noteren we een terugbelverzoek voor u.

U kunt de accountmanager van uw VvE vinden via het Twinq eigenaren portaal.

Heeft uw VvE een verzekering via MVGM Assurantiën en is er sprake van schade? Is de oorzaak verholpen en is er gevolgschade door bijvoorbeeld lekkage, brand, storm of inbraak? Klik op de button en meld uw schade via het online schadeformulier:

Schade melden

Beschrijf nauwkeurig op het online schadeformulier wat de oorzaak van de gevolgschade is en of en hoe er herstelwerkzaamheden zijn verricht. Voeg foto’s toe van de oorzaak en de schade. Voeg ontvangen offertes of facturen toe voor herstel van de gevolgschade (verplicht indien u geen gebruik maakt van herstel in natura).

Bij veel verzekeringsmaatschappijen kan u kiezen voor herstel in natura. De verzekeringsmaatschappij zal dan een hersteller inschakelen.

MVGM Assurantiën stuurt uw schademelding en gegevens door aan de betrokken verzekeraar. De verzekeraar  beoordeelt de schade en neemt mogelijk contact met u wanneer zij vragen hebben.

Heeft u vragen of het melden van uw gevolgschade? Bel MVGM Assurantiën via 088 432 45 25.

De opstalverzekering dekt onder andere de schade die door brand, storm of inbraak ontstaat aan het gebouw. Ook waterschade is verzekerd. Het opsporen en herstellen van de schade veroorzaakt door een kapotte waterleiding valt bijvoorbeeld ook onder de dekking.

In een complexer wordende samenleving loopt de VvE en haar leden een steeds grotere kans om betrokken te raken bij een juridisch geschil. De kosten van een advocaat kunnen hoog oplopen. Met een rechtsbijstandverzekering kunt u een beroep doen op vakkundige juristen.

De AVB (aansprakelijkheidsverzekering bedrijven) dekt de aansprakelijkheid van uw vereniging voor schade aan zaken van derden en letselschade.

Bent u als bestuurslid van een VvE zich er van bewust dat u hoofdelijk aansprakelijk gesteld kan worden? Dat kan wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur of het maken van een verkeerde beslissing. Als een derde hierdoor financieel verlies lijdt, kan aanspraak gemaakt worden op het privevermogen van de bestuurder, naast het feit dat het vermogen van de VvE kan worden aangetast. Met een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering zijn de financiele gevolgen te overzien wanneer de bestuurders aansprakelijk worden gesteld bij onvoorziene gebeurtenissen.

MVGM VvE biedt eigenaren de mogelijkheid aan om een automatisch incasso af te geven voor het betalen van de VvE bijdrage. Als u gebruik wilt maken van deze service verwijzen wij u graag naar het digitale formulier incasso

digitale formulier automatische incasso For the English version click here
Voor het insturen van het formulier of bij vragen of wijzigingen, neem contact op met onze debiteuren administratie via debiteuren.vve@mvgm.nl of bel naar 088-432 45 60.

Vanwege de uitvoering van de wettelijke incassokosten, zijn wij genoodzaakt incassokosten in rekening te brengen volgens de wettelijke staffel bij een eigenaar welke zijn bijdrage na een eerste herinnering nog niet heeft voldaan.

De procedure die we volgen is dat u bij een 1e betalingsachterstand (kosteloos) een betalingsherinnering ontvangt.

Indien er niet binnen de gestelde termijn betaald wordt naar aanleiding van de betalingsherinnering, volgt er een verplichte aanmaning (hier worden de wettelijke incassokosten genoemd die eventueel in rekening worden gebracht bij het niet betalen van de bijdrage).

Indien er vervolgens niet binnen de gestelde termijn betaald wordt naar aanleiding van de aanmaning, dan geven we de vordering uit handen aan onze incassopartner. Hier worden de wettelijke incassokosten die genoemd zijn in de aanmaning daadwerkelijk in rekening gebracht.

Indien u uw achterstand niet in één keer kunt betalen, is het bijna altijd wel mogelijk om een betalingsregeling te treffen om gespreid uw achterstand af te lossen. Zo voorkomt u hogere kosten. Mocht u hier meer over willen weten of een andere vraag hebben, neem dan gerust contact met ons op via 088 432 45 60.

U kunt een betalingsregeling aanvragen door een e-mail te sturen naar debiteuren.vve@mvgm.nl. In deze e-mail moet u aangeven dat u een betalingsregeling wenst en het aantal gewenste termijnen vermelden.

In het geval van de VvE-bijdrage stuurt de VvE u niet standaard een factuur. U dient voor aanvang van de maand de bijdrage te voldoen. Als u liever facturen ontvangt, kunt u ons vragen om dit voor u in te stellen.

Kopie facturen kunt u opvragen via de afdeling debiteuren.

De factuur voor de verrekening van de herziene begroting wordt in rekening gebracht omdat in de laatste algemene ledenvergadering is besloten de VvE-bijdrage te wijzigen. Dit wordt met terugwerkende kracht verrekend en resulteert in een factuur met de omschrijving ‘verrekening herziene begroting ’. Meer informatie hierover kunt u vinden in de notulen van de ALV.

Dit is het verschil tussen de begrote kosten in de begroting en de werkelijke kosten van de VvE. De VvE bijdrage wordt gebaseerd op de begrote kosten in de begroting. Aan het einde van het jaar wordt er per eigenaar gekeken naar de in rekening gebrachte voorschotten VvE bijdrage minus de werkelijke kosten. Dit resulteert in een factuur afrekening exploitatie per eigenaar. Tijdens de algemene ledenvergadering is besloten om dit bedrag met de eigenaren te verrekenen, dit kunt u teruglezen in de notulen.

Deze bijdrage is bedoeld om extra financiële middelen te verkrijgen voor specifieke doeleinden. De details hiervan kunt u vinden in de notulen. Dit is meestal nodig omdat de VvE niet beschikt over voldoende financiële middelen. Het zijn vaak kosten of uitgaven waar in de begroting of het meerjarenonderhoudsplan geen rekening mee is gehouden.

Meestal ontvangt u een brief van het incassobureau als uw betalingen zijn uitgebleven na het versturen van een herinnering en aanmaning. Voor verdere vragen over het incassoproces verwijzen wij u naar het incassobureau. De contactgegevens kunt u vinden in de brief van het incassobureau.

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de laatste VvE-bijdrage niet is afgeschreven. U kunt ons voor verdere assistentie benaderen en wij zullen onderzoeken wat er is gebeurd.

Let op: eenmalige bijdrages, afrekening jaarexploitatie en afrekening stookkosten worden niet automatisch geïncasseerd van uw rekening. Wij zijn enkel gemachtigd om de VvE-bijdrage te incasseren.

Soms ontvangen eigenaren van MVGM een herinnering voor een onbetaalde doorbelasting factuur terwijl ze dat ze al hebben betaald aan de desbetreffende firma. In dit geval dient u het bedrag zelf terug te vragen bij de firma en het bedrag alsnog over te maken naar de VvE.

Helaas niet; onder lid 2 van artikel 48 Burgerlijk Wetboek wordt weergegeven dat bij ontbreken van een raad van commissarissen een commissie (de kascommissie) van ten minste twee leden wordt benoemd niet zijnde bestuursleden.

Indien er geen commissie met 2 leden benoemd kan worden dan dient er een verklaring van een accountant te worden overlegd. (bron: Burgerlijk Wetboek Boek 2).