Additionele diensten en producten

Naast de verschillende pakketten die we bieden zijn er ook nog een aantal additionele diensten en producten voor uw VvE.

Home > Extra producten en diensten

Additionele diensten en producten

Naast de verschillende pakketten die we bieden zijn er ook nog een aantal additionele diensten en producten voor uw VvE. Onder de verschillende categorieën: vergaderingen, financieel, technisch en overig worden de verschillende diensten uitgebreid beschreven.

Additionele diensten: vergaderingen

Extra vergadering van eigenaars  

Jaarlijks wordt er een vergadering van eigenaars georganiseerd om het boekjaar af te sluiten, een begroting vast te stellen en het onderhoud te bespreken. Het kan voorkomen dat de VvE naast de reguliere vergadering graag een extra vergadering wil uitschrijven. In deze vergadering kunnen onderwerpen naar wens worden behandeld. Eerst wordt de behoefte naar te bespreken agendapunten geïnventariseerd. Vervolgens wordt er een agenda opgesteld, wordt er een locatie besproken, worden de leden uitgenodigd, wordt de vergadering voorgezeten en genotuleerd.   

Voordelen:

U krijgt een extra vergadering van eigenaars die aan alle wettelijke eisen voldoet en wordt gehouden conform richtlijnen splitsingsakte. Daarnaast wordt het bestuur ontzorgd in het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodigingen, het bespreken van een locatie en het schrijven van de notulen. 

Prijs:

€930,– ex btw 

Digitale vergadering van eigenaars

Jaarlijks wordt er een vergadering van eigenaars georganiseerd om het boekjaar af te sluiten, een begroting vast te stellen en het onderhoud te bespreken. Het kan voorkomen dat de VvE naast de reguliere vergadering graag een digitale vergadering wil uitschrijven. In deze vergadering kunnen onderwerpen naar wens worden behandeld. Vaak is een digitale vergadering gemakkelijker bij een te roepen of wordt er een hoger quorum behaald. Uiteraard moet de vergadering wel akkoord gaan dat de vergadering digitaal plaatsvindt. Eerst wordt de behoefte naar te bespreken agendapunten geïnventariseerd. Vervolgens wordt er een agenda opgesteld, worden er besluitvoorstellen geformuleerd worden de leden uitgenodigd, wordt de vergadering voorgezeten en genotuleerd.   

Voordelen:

U krijgt een extra digitale vergadering van eigenaars die aan alle wettelijke eisen voldoet en wordt gehouden conform richtlijnen splitsingsakte. Daarnaast wordt het bestuur ontzorgd in het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodigingen, het bespreken van een locatie en het schrijven van de notulen. Daarnaast kunnen de leden hun stem via een digitaal portaal 3 dagen voorafgaand aan de vergadering doorgeven zodat zij niet beschikbaar hoeven te zijn op moment van vergadering. 

Prijs:

€ 830,- ex btw 

Extra bestuursoverleg tijdens kantoortijd

In bestuursvergaderingen bespreek het bestuur onder andere de lopende zaken van de VvE en wordt de vergadering van eigenaars voorbereid. In voorbereiding op de vergadering sluit de accountmanager vaak aan bij dit overleg om de komende vergadering door te spreken. Als er veel speelt binnen de vereniging wil het weleens voorkomen dat er behoefte is aan een extra bestuursoverleg waar de accountmanager of technisch manager bij aanwezig is. Eerst wordt de behoefte naar te bespreken agendapunten geïnventariseerd. Vervolgens stel de accountmanager een agenda op met de te bespreken punten. Vervolgens komt de accountmanager naar locatie tijdens kantoor om alle zaken te bespreken.   

Voordelen:

U krijgt een gestructureerd bestuursoverleg waarin de beheerder en bestuur alle zaken volledig met elkaar kunnen afstemmen. 

Prijs:

€ 370,- ex btw 

Notuleren van de vergadering en zorgdragen voor de notulen

Tijdens een vergadering van eigenaars worden agendapunten besproken en besluiten genomen. Deze besproken en besloten punten dienen correcte vastgesteld te worden. Tijdens de vergadering zorgt de notulist dat allen besproken agendapunten met bijbehorend besluit worden genoteerd. Na de vergadering zal de notulist de besproken punten met bijbehorende besluitvorming vastleggen in een notulen en deze verspreiden onder de leden. 

Voordelen:

U krijgt een notulen waarin de besluiten worden genotuleerd conform stemverhoudingen die de splitsingsakte voorschrijft. 

Prijs:

€390 ex btw

Tweede reglementaire vergadering van eigenaars 

Jaarlijks wordt er een vergadering van eigenaars georganiseerd om het boekjaar af te sluiten, een begroting vast te stellen en het onderhoud te bespreken. Het kan voorkomen dat er onvoldoende stemgerechtigde aanwezig of vertegenwoordigd zijn. In zo’n geval is de VvE verplicht om een tweede reglementaire vergadering uit te schrijven indien zij rechtsgeldige besluiten wil nemen. Eerst wordt de eerste vergadering georganiseerd en zal de accountmanager naar locatie komen om de aanwezigen vast te stellen. Indien er onvoldoende quorum blijkt te zijn, opent de accountmanager de vergadering waarop deze direct weer gesloten worden gezien er geen beslissingen genomen kunnen worden. De accountmanager stemt samen met het bestuur een nieuwe datum vast. Vervolgens zal de accountmanager de leden uitnodigen voor de tweede vergadering en hierbij informeren dat het een tweede reglementaire vergadering betreft gezien de eerste vergadering geen doorgang kan vinden door het niet behalen van het quorum.  

Voordelen:

U krijgt een tweede reglementaire vergadering die aan alle wettelijke eisen voldoet en wordt gehouden conform richtlijnen splitsingsakte.  

Prijs:

€ 475,– ex btw 

Avondvergadering meerprijs

Jaarlijks wordt er een vergadering van eigenaars georganiseerd om het boekjaar af te sluiten, een begroting vast te stellen en het onderhoud te bespreken. Binnen uw overeenkomst wordt deze vergadering standaard tijdens kantooruren gehouden. Indien gewenst kan deze buiten kantooruren gehouden worden.  

Voordelen:

U kunt de opkomst verhogen door de vergadering buiten kantoortijd te laten plaatsvinden de (bestuurs)leden hoeven dan hun dagelijkse bezigheden niet te onderbreken.  

Prijs:

€ 410,– ex btw 

Additionele diensten: financieel

Aanvragen extra bankrekening incl. jaarlijkse vergoeding  

Op verzoek kan MVGM een extra bankrekening voor uw VvE aan vragen. Met een extra bankrekening kunt u bijvoorbeeld beter financieel beheer voeren, reserveringen maken voor toekomstig onderhoud of specifieke projecten apart houden. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en transparantie in de financiën van uw VvE. Vanuit de vergadering van eigenaars of namens een bevoegd bestuurslid kan een verzoek worden ingediend om een extra bankrekening te openen. Het verzoek dient schriftelijk te worden ingediend met een reden en het doel van de extra bankrekening.     

Voordelen:

Het openen van een extra bankrekening kan verschillende voordelen hebben, afhankelijk van de specifieke context en doelen van de VvE. Gescheiden financiën, betere budgettering en planning, veiligheid en risicobeheer en rentevoordeel zijn enkele voorbeelden.  

Prijs:

€480,– ex btw 

Inrichten BTW administratie  

Als klant van MVGM VvE kun je verwachten dat we ook voor onze commerciële eigenaren binnen een VvE maatwerk bieden. Als commerciële eigenaar kunt u uw BTW terugvorderen. Ondanks dat de meeste VvE’s niet BTW plichtig zijn, kunnen wij de administratie inrichten op BTW. Zo kunt u bij uw periodieke factuur een btw-specificatie ontvangen. U kunt aan de hand van deze btw-specificatie uw btw in het lopende boekjaar terugvorderen.  

Voordelen:

Bij uw factuur m.b.t. uw periodieke VvE bijdrage zal een btw-specificatie worden meegestuurd. Deze specificatie is conform begroting berekend. Aan het einde van elk boekjaar zullen wij u een aanvullende btw-specificatie sturen over het gehele jaar waarbij het btw-bedrag staat aangegeven dat is begroot, het werkelijk betaalde btw-bedrag en het verschil hiertussen. Met behulp van deze specificatie is het mogelijk om het verschil terug te vorderen dan wel bij te betalen. 

Prijs:

€ 480,- ex btw 

Afrekening stookkosten 

Bij MVGM VvE omvat de afrekening stookkosten een gedetailleerd overzicht van de kosten die zijn gemaakt voor verwarming binnen het complex gedurende een bepaalde periode. Deze afrekening biedt transparantie aan alle leden van de VvE over hoe de kosten zijn verdeeld en berekend. De afrekening stookkosten bij MVGM VvE biedt een nauwkeurig overzicht van de verwarmingskosten binnen uw complex. De afrekening wordt jaarlijks opgesteld. Dit document biedt een transparante weergave van hoe de stookkosten zijn berekend en verdeeld onder de eigenaren.   

MVGM VvE begeleidt het volledige proces omtrent de afrekeningen. Gedurende het jaar ontvangen en betalen wij namens de VvE alle kosten aan de energiemaatschappij(en). De eigenaren van het complex betalen periodiek individueel een voorschot aan de VvE. MVGM VvE geeft hierin een advies om ervoor te zorgen dat er voldoende liquiditeit is. Aan het eind van elk stookseizoen zal MVGM VvE een kostenopstelling maken. Deze kostenopstelling inclusief voorschotten zal worden voorgelegd aan het meetbedrijf waarna een definitieve afrekening volgt op basis van verbruik. MVGM VvE verstuurd de afrekeningen aan de bewoners.  

Voordelen:

Onze specialisten zullen aan het eind van elk stookseizoen een afrekening opstellen. Een gedetailleerde afrekening biedt transparantie over hoe de stookkosten zijn verdeeld en berekend. Het zorgt daarnaast voor een eerlijke verdeling op basis van verbruik, het is een stimulans voor energiezuinig gedrag, geeft een beter beheer van de financiën en zorgt voor conflictpreventie. Een duidelijke afrekening kan bijdragen aan het voorkomen van conflicten tussen eigenaren over de stookkosten door een helder beeld over hoe de afrekeningen zijn verdeeld.  

Prijs:

€ 18,- ex btw per afrekening 

Debiteurenbeheer Plus   

Door omstandigheden kan het zo zijn dat de maandelijkse bijdrage en/of overige bijdrage niet is betaald aan de VvE. De herinnering of aanmaning heeft de debiteur/eigenaar niet bereikt of is aan de aandacht ontsnapt. Het is dan niet prettig als hierdoor een brief wordt aangetroffen vanuit het incassobureau met de mededeling dat de vordering uit handen is gegeven aan het incassobureau. Om dit te voorkomen kan MVGM hierin iets voor u betekenen. Met debiteurenbeheerplus wordt er nogmaals geattendeerd, naast de reguliere aanmaanprocedure, op de nog openstaande schuld die de debiteur/eigenaar heeft aan de VvE. De afdeling debiteuren belt de debiteuren/eigenaren op om de openstaande schuld onder de aandacht te brengen en maakt indien nodig betaalafspraken en/of wijzigt gegevens indien van toepassing.  

Voordelen:

De achterstanden voor de VvE blijven beperkt en hierdoor kan de VvE blijven voldoen aan haar betalingsverplichtingen aan leveranciers en andere partijen, waardoor het functioneren van de VvE niet in gevaar komt.

Prijs:

De kosten hiervoor bedragen € 16,00 per appartementsrecht (met een minimum van € 425,00 per jaar). 

Opmaken Jaarverslag   

Het jaarverslag bij MVGM VvE biedt een gedetailleerde en transparante weergave van de financiële situatie en activiteiten van de Vereniging van Eigenaars. Het omvat de verzameling en controle van financiële gegevens, opstellen van de jaarrekening, interne en externe controle, en goedkeuring door de vergadering van eigenaars. Dit proces waarborgt nauwkeurigheid en inzicht voor alle leden.  

Voordelen:

Het jaarverslag van MVGM VvE biedt transparantie en inzicht in de financiële situatie en activiteiten van de Vereniging van Eigenaars. Het helpt bij het verantwoorden van uitgaven en reserveringen, bevordert vertrouwen onder leden, en ondersteunt bij het maken van geïnformeerde beslissingen. Daarnaast voldoet het aan de wettelijke verplichtingen en zorgt het voor een gestructureerde documentatie van het financiële beheer.  

Prijs:

€ 450,– ex btw 

Additionele producten: technisch

Actualiseren MJOP 

Een actualisatie van het MJOP omvat een update met de huidige staat van het vastgoedobject aan de hand van het programma O-Prognose. Er wordt een beoordeling gemaakt van de huidige conditie van de in het huidige MJOP aanwezige bouwdelen met een herziening van de kostenraming. Een actualisatie van het MJOP heeft de volgende eigenschappen: 
– Actualistatie van de onderhoudskosten in O-Prognose 
– Verschuiven van onderhoudsactiviteiten o.b.v. beoordeling van de staat van het onderhoud 
– Eventueel verwijderen van onderhoudsactiviteiten 

Het huidige MJOP wordt ingeladen in O-Prognose en vanuit O-Prognose worden de wijzigingen doorgevoerd. Vervolgens wordt er een nieuw MJOP in rapportvorm ontwikkeld en overhandigt aan de klant. Het MJOP kan eventueel worden ingelezen in Twinq. Een actualisatie omvat niet het identificeren van eventuele nieuwe onderhoudsbehoeften welke ontstaan door bijvoorbeeld verduurzaming of aanleg van nieuwe installaties of bouwwerken. 

Voordelen:

Een geactualiseerd MJOP biedt helder inzicht in de staat van het vastgoed, de aankomende onderhoudsactiviteiten en de kosten daarvan. Het vermindert onverwachte kosten en minimaliseert de kans op achterstallig onderhoud. Vervolg is dat de levensduur van het vastgoed wordt verlengt en de waarde wordt behouden. Bovendien kan een bijgewerkt MJOP helpen bij het plannen van toekomstige investeringen en voldoet de VvE aan de wettelijke vereisten. 

Prijs:

€410,– ex btw 

Additionele producten: overig

Wijziging KvK 

Het proces van een wijziging bij de Kamer van Koophandel (KvK) door een bestuurswisseling omvat verschillende stappen. In een vergadering wordt een nieuw bestuurslid gekozen, het oude treedt af. MVGM zorgt dat alle wijzigingen in de KvK worden verwerkt door middel van verschillende formulieren. 

Voordelen:

Door de inschrijving in de KvK is het voor alle leden van de VvE duidelijk wie de bestuursleden zijn en wie de verantwoordelijkheid dragen binnen de vereniging. Ook wordt de rechtspersoonlijkheid van de VvE bevestigd, waardoor het bestuur en de leden beschermd zijn en er duidelijke afspraken zijn over bijvoorbeeld aansprakelijkheid. Door de informatie over de bestuursleden correct in de KvK te registreren, kunnen misverstanden en conflicten binnen de vereniging worden voorkomen. 

Prijs:

€ 111,– ex btw per bestuurswisseling

Overdrachten 

Een overdracht bij de verkoop van een appartement is het juridische proces waarbij de eigendom van het appartement van de ene partij naar de andere wordt overgedragen. Tijdens de overdracht worden de nodige documenten en financiële transacties afgerond, zodat de nieuwe eigenaar officieel de wettelijke eigenaar wordt van het appartement. Dit gebeurt bij de notaris. MVGM VvE verzorgt de in- en uitschrijving van de eigenaar in de VvE. Tevens wordt een verklaring bestuurder ingevuld zodat de notaris de achterstand kan verrekenen.   

Voordelen:

De overdracht wordt op een juiste manier verwerkt en eventuele achterstanden zijn verrekend. De nieuwe eigenaar wordt ingeschreven en krijgt alle informatie omtrent de VvE.

Prijs:

€ 90,- ex btw voor koper en verkoper

Raadplegen KvK 

Op verzoek kan MVGM een uittreksel opvragen uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dit uittreksel geeft informatie over een specifiek bedrijf of onderneming, zoals de officiële naam, registratienummer, adresgegevens, rechtsvorm, en eventuele nevenvestigingen. 

Prijs:

€ 46,50,- ex btw excl. kosten Kamer van Koophandel

Bestuursfunctie 

MVGM VvE voert alle werkzaamheden uit conform overeengekomen beheerovereenkomst. Naast een beheerder, moet er ook een bestuur gekozen worden. Zijn er geen leden van de VVE die het bestuur willen vormen? De vergadering kan MVGM VvE benoemen als bestuur. Dit brengt werkzaamheden en verantwoordelijkheden met zich mee. MVGM VvE wordt ingeschreven als bestuurder in de Kamer van Koophandel

Voordelen: Als VvE beheerder en bestuurder voert MVGM alle werkzaamheden uit volgens de beheerovereenkomst. De rol van bestuurder zorgt voor extra risico en verantwoordelijkheden op o.a. juridisch gebied. Om dit af te dekken sluit MVGM hiervoor aanvullende verzekeringen af. Het bestuurlijk risico van de VvE wordt afgedekt door MVGM en de VvE verzekerd is tegen bestuurlijke aansprakelijkheden en alle bijhorende werkzaamheden die vanuit de aansprakelijkheid naar voren komen.  

Prijs:

10% van de jaarlijkse beheervergoeding met een minimum van € 585,- per jaar excl. btw. 

Beëindiging  beheer 

Wanneer een Vereniging van Eigenaren (VvE) besluit om het beheer bij MVGM te beëindigen, wordt de administratie van de VvE overgedragen aan een andere beheerder of aan de VvE-leden zelf. Dit betekent dat alle financiële en administratieve documenten van de VvE worden overgedragen, zodat de nieuwe beheerder of de VvE-leden de verantwoordelijkheid kunnen overnemen voor het beheer van de VvE. 

Prijs:

€ 370,– ex btw 

Opstellen gebruikersovereenkomst tussen VvE en gebruiker (laadpalen, zonnepanelen)   

Opstellen van een gebruikersovereenkomst tussen VvE en gebruiker voor bijvoorbeeld zonnepanelen of laadpalen. Een gebruikersovereenkomst is een contractuele afspraak tussen de VvE en de gebruiker, waarin de voorwaarden met betrekking tot het gebruik, onderhoud en eventuele andere relevante aspecten worden vastgelegd. De VvE en gebruiker kunnen in deze overeenkomst afspraken maken over het gebruik, handhaving van regels, gevolgen bij schade en conflicten. 

Voordelen:

De gebruikersovereenkomst geeft de VvE en gebruiker duidelijkheid over de rechten en verplichtingen van zowel de VvE als de gebruiker, ten einde geschillen te voorkomen. 

Prijs:

€ 175,– ex btw 

Opstellen huishoudelijk reglement 

Als klant van MVGM VvE kun je verwachten dat we een professioneel en op maat gemaakt huishoudelijk reglement voor jouw Vereniging van Eigenaars (VvE) opstellen. Onze deskundige adviseurs bieden maatwerkadvies, betrekken alle belanghebbenden bij het proces, zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, en bieden ondersteuning na oplevering. Kortom, we streven naar een reglement dat de harmonie binnen het complex bevordert en een solide basis biedt voor een prettige woonomgeving. Vanuit de vergadering van eigenaars wordt er bepaald dat er een huishoudelijk reglement zal worden ontwikkeld. Vanuit dat punt dat MVGM VvE aan de hand van de wet, akte van splitsingen, modelreglement en de wensen vanuit de VvE een huishoudelijk reglement ontwikkelen. Na het ontwikkelen van het huishoudelijk reglement zal het document goedgekeurd moeten worden in de vergadering van eigenaars. Hiervoor is vaak een gekwalificeerde meerderheid nodig. Zodra deze gekwalificeerde meerderheid akkoord is met het goedkeuren van het huishoudelijk reglement zal iedere eigenaar/bewoner zich moeten houden aan de gemaakte afspraken. Zodra een eigenaar/bewoner zich niet houd aan de afspraken kan het bestuur de eigenaar hierop aanspreken. 

Voordelen:

Onze specialisten nemen de tijd om uw specifieke situatie te begrijpen en bieden deskundig advies over de inhoud en structuur van het huishoudelijk reglement. We zorgen ervoor dat alle relevante aspecten conform de akte van splitsing worden behandeld en dat het reglement duidelijk en begrijpelijk is voor alle bewoners. Hierdoor kunnen de eigenaars/bewoners elkaar er op wijzen dat zij zich niet houden aan de gemaakte afspraken om de harmonie binnen de VvE te bewaken. 

Prijs:

€ 515,– ex btw 

Opstellen visieplan

Een visieplan geeft het bestuur een strategische richting en helpt de VvE om een langetermijnvisie te ontwikkelen. Met het visieplan kan de VvE prioriteiten vaststellen voor onderhoud, verduurzaming en verbetering van wooncomfort en leefomgeving. Een goed doordacht visieplan kan bijdragen aan behoud of zelfs verhoging van de waarde van het vastgoedobject.  

Het visieplan wordt opgeleverd in rapportvorm en opgesteld in overleg met de klant. De klant bepaald immers mede de inhoud van het visieplan. Een visieplan kan de volgende onderwerpen omvatten al naar gelang de behoefte van de klant. 
– Missie en visie 
– Onderhoudsstrategie 
– Duurzaamheid 
– Financiele planning 
– Verbetering van gemeenschappelijke ruimtes 
– Veiligheid 
– Gemeenschapsactiviteiten en sociale betrokkenheid 
– Communicatie 
– Toekomstige ontwikkelingen en trends  

Voordelen:

Het visieplan stimuleert betrokkenheid van eigenaars, bevordert waardebehoud van het vastgoedobject en geeft het bestuur een strategische leidraad voor de lange termijn. 

Prijs:

€ 585,– ex btw