Bedrijfscode van MVGM

Deze regeling is van toepassing op alle medewerkers die werkzaam zijn bij MVGM (MVGM Vastgoedmanagement, MVGM Bedrijfshuisvesting of MVGM Vastgoedtaxaties).

De bedrijfscode is bedoeld om medewerkers van MVGM bewuster te maken van integer handelen. Dat gebeurt door vast te leggen wat in het algemeen als wenselijk en als niet-wenselijk gedrag wordt beschouwd. De opdrachtgevers van MVGM stellen steeds hogere eisen aan haar leveranciers van diensten. Integriteit en transparantie zijn daarbij de sleutelwoorden. Integriteit is een groot woord voor iets dat eigenlijk redelijk eenvoudig is. Integriteit staat voor integer handelen en dat is zoiets als ‘doen wat van je verwacht wordt’. Om dit concreter te maken hebben wij dit uitgewerkt. MVGM wil als geen ander bedrijf staan voor kwalitatieve hoogwaardige dienstverlening waarbij onze gedragsregels duidelijk zijn. De algemene gedragregels zijn onderdeel van het beoordelingssysteem.

Algemene gedragscode

Van onze medewerkers verwachten wij dat zij de kernwaarden van MVGM actief tot uiting brengen, zowel intern als extern. BRIK staat voor:

• Betrokken

Medewerkers zijn gemotiveerd, werken samen, helpen elkaar, zorgen samen voor een goede werksfeer. Met als doel een hoge klanttevredenheid en continuïteit van het bedrijf. Medewerkers bewaken de huisstijl en brengen op een stimulerende wijze eenheid in de regio’s op het gebied van communicatie.

• Resultaatgericht

Bij medewerkers zit het nadenken over kosten verankerd in het denkpatroon. Zowel intern als naar de opdrachtgever. Ten behoeve van de opdrachtgever wordt maximaal nagedacht over het benutten van de prijs / kwaliteitverhouding. De medewerker denkt tevens voor zichzelf na welke ambitie, groei en ontwikkeling hij wil doormaken.

• Innovatief

Medewerkers nemen veranderingen over en weten een innovatie te implementeren in het werkproces. Veranderingen worden enthousiast gevolgd en een ieder is zich bewust van de noodzaak ervan. Medewerkers denken actief mee over verbeteringen in het proces en zijn vernieuwend: komen met nieuwe ideeën, methodieken en visies.

• Kwaliteit

Medewerkers nemen hun verantwoordelijkheid voor de eigen ontwikkeling en zijn zich bewust van en handelen naar hun rol en positie in het vak. Medewerkers stellen de klant centraal en laten zich leiden door de waarden van de klant.

Tevens gaan wij, in aanvulling op de bovenstaande kernwaarden uit van het navolgende:

Objectiviteit

Medewerkers geven altijd een duidelijk en fatsoenlijk advies waarbij zij uitdrukkelijk hun oordeel niet laten beïnvloeden door sentiment of eigen belang. Het belang van de klant staat centraal.

Eigen verantwoordelijkheid en professioneel gedrag

Medewerkers zorgen ervoor dat het vertrouwen in en de goede naam van MVGM niet wordt geschaad. Ze onthouden zich van gedragingen of uitspraken die MVGM in diskrediet kunnen brengen.

Integriteit

Medewerkers gedragen zich geloofwaardig in alles wat zij doen. Zij verstrekken niet opzettelijk misleidende informatie, door informatie achter te houden of de verstrekking van informatie te verstoren.

Transparantie

Medewerkers zijn open en transparant in de omgang, delen informatie met klanten en zijn duidelijk. Vertrouwen Medewerkers respecteren en behartigen het vertrouwen van de zaken van hun klant. Openbaren nooit informatie van hun klant aan derde tenzij het noodzakelijk is.

Belangenverstrengelingen

Belangenverstrengelingen tasten in het algemeen de objectieve oordeelsvorming aan. Bij de werkzaamheden wordt nagegaan of er sprake is van belangentegenstellingen met de klant en of de objectiviteit daardoor kan worden aangetast. Medewerkers melden een potentieel belangconflict, zakelijk of persoonlijk, aan alle betrokken partijen. Medewerkers vermijden te allen tijde dat er persoonlijke belangenverstrengelingen bestaan ten opzichte van klanten of in relatie tot hun professionele werkzaamheden bij MVGM. Een medewerker zal dan ook uitsluitend nevenfuncties aanvaarden na goedkeuring van de leidinggevende. Uitgangspunt hierbij is dat betaalde nevenfuncties in principe ongewenst zijn.

Deskundigheid en zorgvuldigheid

Medewerkers beschikken over een adequate deskundigheid bij de uitvoering van hun werkzaamheden en verrichten deze werkzaamheden met de nodige zorgvuldigheid. Daarom houden zij hun vakkennis, vakbekwaamheid en vaardigheden op een zodanig niveau dat klanten kunnen rekenen op een deskundige professionele dienstverlening op basis van recente ontwikkelingen op het gebied van praktijkuitoefening, wetgeving en techniek.

Grenzen

Medewerkers kennen hun grenzen en houden zich daaraan. Beloven niet meer dan zij kunnen waarmaken.

Wet- en regelgeving

Medewerkers vermijden elke illegale of omstreden actie die de reputatie van het vastgoedmanagement kan schaden.

Verantwoordelijkheid

Medewerkers nemen verantwoordelijkheid voor hun acties en beschuldigen anderen niet van hun fouten.

Moed

Medewerkers hebben de moed om een standpunt in te nemen bij wanpraktijken of als de veiligheid in het geding is.

Respect

Medewerkers behandelen anderen altijd met respect. Zij discrimineren en intimideren niet, treiterijen en andere onethische gedragingen worden niet getolereerd.

Geschenkenregeling

Het betreft hier het aanvaarden en verstrekken van geschenken, gunsten e.d.. In het belang van zowel MVGM als haar medewerkers gelden met betrekking tot het aanvaarden en verstrekken van geschenken en gunsten de volgende gedragsregels:

• Het is toegestaan ter bevordering van een arbeidsrelatie geschenken en gunsten te aanvaarden en te verstrekken zolang de integriteit niet in het geding komt en objectiviteit behouden blijft;
• Ten aanzien van het wel of niet aanvaarden of verstrekken van geschenken of gunsten wordt een bovengrens gehanteerd van € 50,-. Indien de waarde in het economisch verkeer hoger is dan € 50,- moet toestemming worden gevraagd aan de leidinggevende die desgewenst afstemt met de directie;
• Er mag geenszins sprake zijn van verplichtingen of wederkerigheid;
• In alle gevallen gelden als uitgangspunten: open communicatie tussen medewerker en leidinggevende, terughoudendheid in het aanvaarden van geschenken en gunsten, transparantie en openbaarheid in de communicatie erover, eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de beoordeling van hetgeen geboden of verstrekt wordt en collectieve verantwoordelijkheid van het management om te attenderen op afwijkend gedrag en te reageren op vragen van de medewerker;
• De frequentie waarmee van dezelfde relatie een gunst of geschenk mag worden ontvangen is maximaal 2 keer per jaar;
• In de situatie waarin een leverancier betrokken is bij een offerteronde mag op geen enkele wijze aanvaarding plaatsvinden van geschenken en/of gunsten.

Bij gerede twijfel of aanleiding mag de leidinggevende op het bovenstaande controleren.

Uitnodigingen voor reizen en evenementen

Ten aanzien van het aanvaarden van reizen geldt dat er in overleg met de desbetreffende directie uitzonderingen kunnen worden gemaakt op het bovenstaande indien de reis plaatsvindt in het kader van bedrijfsmatige relatiemarketing en een relevant aandeel van de activiteiten een zakelijk karakter heeft. In dit geval geldt dat de reis uitsluitend aanvaard mag worden na goedkeuring van de leidinggevende. Bij uitnodigingen voor het bijwonen van evenementen en dergelijke, moet de medewerker dit melden aan zijn leidinggevende(n).

Privé contacten met leveranciers van MVGM

Het is de medewerkers van MVGM niet toegestaan transacties met leveranciers van MVGM aan te gaan, waarbij andere voorwaarden gehanteerd worden dan deze leverancier bij reguliere klanten hanteert. Elke privéhandeling, waaronder het opvragen van een offerte, met een leverancier van MVGM (niet zijnde een leverancier van energie- of kabeldiensten) dient te worden gemeld bij de leidinggevende.

Nevenfuncties

Op MVGM is diverse wet- en regelgeving van toepassing waarin MVGM moet zorg dragen voor een integere bedrijfsvoering. Een onderdeel hiervan is inzicht in de nevenfuncties van onze medewerkers. Onder nevenfuncties worden onder andere verstaan:

• Het zaken doen voor eigen rekening;
• Als bemiddelaar optreden voor derden;
• Arbeid in loondienst voor derden verrichten.

Voorgaande is geen limitatieve opsomming, ook andere – al dan niet maatschappelijke – activiteiten kunnen eveneens leiden tot conflicterende posities en/of kunnen risico’s met zich meebrengen voor het onafhankelijk, professioneel en integer handelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het optreden als penningmeester voor een vereniging. Daar waar het moeilijk is een duidelijke scheidingslijn te trekken tussen nevenfuncties die wel of geen risico’s met zich mee zouden kunnen brengen, vragen wij een opgave van alle nevenfuncties.

Gebruik van Electronische Communicatiemiddelen

Ten aanzien van het gebruik en het toezicht en de controle op het gebruik van e-mail, internet en andere electronische communicatiemiddelen zijn aparte regels opgesteld. De verdere uitwerking van deze regels is te vinden in de “Bedrijfscode voor het gebruik van Electronische Communicatiemiddelen”. Deze voornoemde bedrijfscode maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de algemene gedragscode.

Sancties

Bij handelen in strijd met van deze gedragsregels, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, overplaatsing, schorsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst of aangifte van een onrechtmatige daad.

Slotbepalingen

• Deze bedrijfscode is onderdeel van de individuele arbeidsovereenkomsten met de medewerkers;
• Bestaande reglementen vervallen met de inwerkingtreding van deze gedragscode.